公文写作规范与技巧培训课件

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公文写作规范及技巧

交流人:国庆伟

2012年12月28日

公文的概念

?

公务文书是简称,全称应是行政公文,是人类 在治理社会、管理国家等的公务实践中使用的 具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊 规范化的文体, 具有其它文体所没有的权威

性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定

的行文格式(注意:比模式更进一步)并有行

文规则和办理办法。

我国公文一律按照国务院办公厅

1987年2月18日发布、1993年11月 修订的《国家行政机关公文处理办

法》写作和办理。

?

国家行政公文有12类13种,即命令(令);

议案;决定;指示;公告、通告;通知;

通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。

?

公文写作要求很高,尤其是要求起草者 具有工作实践的基础,懂得工作中许多 微妙的关节,而在具体起草中要求较好

的文字语言工夫。公文语言总的要求是

庄重、平实、概括。

公文语言功夫的核心是选词。

? ? ?

?

一要根据所反映的客观实际需要, 二要符合明晰、 确切、简练的标准, 三要根据具体的语言环境, 为避免上下文重 复而选择不同的词语,注意文中所涉及对象和 阅读对象。 四要多用书面语和文书用语,少用形象和描绘 性词语和口语,不用方言土语,十分规范。

公文结构用语

? ? ? ? ?

一是开头用语

二是结尾用语

三是过渡用语

四是经办用语

五是称谓用语

开头用语

?

用来表示行文目的、依据、原因,伴随

情况等。如:为(了)、关于、由于、

对于、根据、按(遵、依)照、据、查、 奉、兹等。

结尾用语

?

如:为要(荷、盼)、是荷、特此通知

(报告、函告)等。

过渡用语

?

如为(对、因、据)此、鉴于、总之、

综上所述等。

经办用语

?

如:经、已经、业经、现经、兹经、办

理、责成、试行、执行、贯彻执行、研

究执行、切实执行等。

称谓用语

?

有第一人称:我、本;第二人称:你、

贵;第三人称:该;等等。

公文主文结构

?

公文主文结构,是指除了公文格式(外

部组织形式即文头、主文和文尾及其各

项设置)之外的公文核心部分。这一部

分的写作,是公文写作的难点。

公文主文结构主要由两部分组成 一.标题

二.正文

一、标题写作方式

1. 规范式:

由三部分组成,即:

发文机关+事由+文种

――用于重要、庄重的公务

2. 灵活式:

A、由二部分组成:

一是:发文机关+文种(以上标题下可加时间) 二是:事由+文种 三是:转发+始发机关及原通知标题

B、由一部分组成:

只有文种

――常是不大重要的公务,带周知性

?

带发文机关的标题下面如写发文时间,

则须用括号,公务须是重大的、庄重的。

文后不写落款及时间。

二、正文写作方式

1.主送机关

面向机关全体人员或者社会群体的,公

务若是周知的、重大的,常常不写;注 意工作实际中组织关系。

2. 正文

A:原 由

一是依据: 二是目的: 常用“为…” 原由部分可省略,或只省略依 据、目的之一。

1、情况:叙述时间、单位、地 点、人物和事件等;常用 “目前…”类时间状语 ;简 介人物 及事迹。

2、文件: 常用“根据…”;往 往是一句话。 3、意义、议论:常用“是…”。

4、作用 :常用“将使…”。

B 、事项:

内容多而重要的分条列项即列出层

义,或用小标题 或用句子表达。

?

注意:自此以下常运用序码。顺序是一、

(一)、1、(1)共四层。

?

不重要内容分项可用分段甚至加分号

(;)的形式。

C 结尾:(可以不要)

常见有:

?

一是各文种专用语如:“请予批准”、“特此 通知”等。

?

二是希望、号召类。

三种常见:

从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中

常用的模式化如下。

?

请示模式

?

?

报告模式

通知模式

?

申请模式

1、请示模式

?

请示是向直接上级请求指示、批准的公文。 必须事前行 文,一事一文。上级应在一定的时限内批复。

?

标题:一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如:《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。 可以省去发文机关。

主送机关:接受请求的直接上级机关,在标题下面一行 顶格写起。 只写一个,如需同时送其它机关, 应用抄报(在文末左 下角写明)形式。

?

?

?

正文: 1.请求缘由。一写情况依据(往往用“目前”开头), 二写目的说明(用“为...”开头)。 2.请求事项。分层分项写清具体要求,并说透理由, 提 出充足的事实和理论根据。同时,依据实际情况, 提出 切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的 参考。 3.结尾。只是一句祈使性的话:“当否,请批复”或 “以上如无不当,请批准”。 附件:可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它 文件。在正文之后(隔一行)注明附件名称和顺序。 印章、发文时间

2、报告模式

?

报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建 议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不 要求上级批复,行文较长。报告和总结、调查报 告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用

于会议,成为报告。

?

标题:一般是 “事由+报告”。

?

主送机关:与请示相同。

?

正文:种类繁多,正文内容有差异。为学习方便, 把报告大致分为二 种: 一是综合性报告正文,或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会 上作此种工作报告。 1.情况简述:工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况。 这种开头称为概述式。此外还有结论式(议论判断)、 说明式(用 “为了…”)等。百字上下。 2.成绩做法:这是主体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过 数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和 贯通式。 3.经验教训:要有观点、看法和规律, 又要有具体的典型事例以及理 论分析。常常占五分之一篇幅。 4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。 各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。

通知模式

?

通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机 关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用 的公文。它是最常用的行政公文。 根据其作用分为五种: 发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议 通知和任免通知。

?

?

标题:灵活,甚至只有“通知”这一部分(内 容不大重要又是周知的)。但批转性通知的标 题按照《办法》“准确简要”的规定,省略文 种,即:“批转(或转发)+(始发机关)原

文标题”。

?

主送机关:直接上级。

?

正文 发布性通知和批转性通知的正文:“主体(发布 或转发的文件)+批语”。 如:“现将《*** 办法》发给你们,请认真贯彻执行。” 事项性通知:原由+事项+结语(特此通知) 会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报 道时间和地点、需带材料等 任免通知:格式固定

?

附件:可有可无

?

发文机关:标题中有发文机关并且标题下有发

文时间的不署。

?

发文时间:用汉字小写数字

申请模式

?

定义: 申请书是个人、单位、集体向组织、领导提出 请求,要求批准或帮助解决问题的专用书信。 分类: 申请书的使用范围相当广,种类也很多。按作 者分类,可分为个人申请书和单位、集体公务 申请书。

?

注意事项:

?

申请的事项要写清楚、具体,涉及到的数据要

准确无误。

?

理由要充分、合理,实事求是,不能虚夸和杜 撰,否则难以得到上级领导的批准。

?

语言要准确、简洁,态度要诚恳、朴实。

格式与范文分析:

?

? ?

标题 有两种写法,一是直接写“申请书”,另一是在 “申请书”前加上内容,如“入党申请书”、 “调换工作申请书”等,一般采用第二种。 称谓 顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。 正文 正文部分是申请书的主体,首先提出要求,其次 说明理由。理由要写得 客观、充分,事项要写得 清楚、简洁。

?

结尾

写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解

决”、“希望领导研究批准”等,也可用“此 致”“敬礼”礼貌用语。

?

署名、日期 个人申请要写清申请者姓名,单位申请写明单位 名称并加盖公章,注明日期。

例 申请书

尊敬的校领导: 您们好! 我是初08级(1)班的学生XXX。我在去年的一次体育课上,由于 不慎摔了一跤,造成左腿骨折。经过一年的治疗和调养,现已基本痊 愈,为了不耽误下学期的课程学习,特提出申请,请求复学。 去年住院以后,由于不能上课,就向学院提出了休学申请。在家 休养这一年中,我从未放弃过自己的学习。出院不久,我就给自己制 定了学习计划。这一年来,我虽未在校学习,但并未停止学习,还读 了不少提高个人修养方面的书,如中外名著等。因此,我希望领导考 虑能否让我重新跟原班学习,我不知道这种提法是否妥当,但我希望 学校请有关老师对我进行考试后再做决定。请领导考虑我的申请。 此致 敬礼! 学生:XXX XXXX年XX月XX日

公文写作范例

? ? ? ?

决定

通告

通报

1、决定

?

概念解说 决定适用于对重大事项或重大行为作出安排,奖惩有关单 位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

?

格式内容 1、标题。 2、决定的原因和目的。 3、决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排 的步骤。 4、希望与要求。

范例参考

关于授予广州市迎"九运"城市基础设施建设及环境综合整治特别奖的决定 广州市建委: 今年来,为迎接第九届全国体育运动会在穗举办,广州市建设了 以内环路为代表的一大批市政基础设施项目,同时大力加强城市环境 综合整治工作,为保障"九运会"的成功举办提供了良好的场馆、环境 和设施,取得了显著成绩,也实现了"一年一小变、三年一中变"的城 市建设和管理工作目标,受到中央领导和"九运会"组委会以及各体育 代表团的肯定和赞扬,并被国际组织评为"国际花园城市"。 为此,建设部决定,授予广州市迎"九运"城市基础设施建设及环 境综合整治特别奖称号。希望你们再接再厉,发扬成绩,开拓创新, 在加快推进城市化的进程中在创佳绩,为改善城市生态环境作出新的 贡献!

2、通告

?

?

概念解说 通告是使用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事 项。通告不同公告。通告主要用于有关单位开展业务工作 需要。 格式内容 1、标题的写法有三种: ①"通告" ②"关于**的通告"。 ③"**关于**的通告"。 2、原由。 3、通告事项。 4、结语。用"特此通告"表达。

范例参考

××电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告 根据中国人民银行××分行的通知精神,从2001年12月起,原来使用*市专用委托 收款方式结算电费的用电户,将统一*电子资金转帐系统定期借记系统。为此,对于愿 使用专用委托收款结算方式缴交电费的企事业单位客户,我局将从2001年12月起改为 使用定期借记方式收取电费。请有关用电户配合我局做好以下工作,以便顺利结算电费: 一、请各用电客户尽快与开户银行联系,按照中国人民银行××分行的统一要求签 订《定期借记业务授权委托书》,并于2002年1月31日前将复印件送达所在区供电局。 二、部分商业银行由于系统升级原因更改了开户银行账号格式,请客户在签订《定 期借记业务授权委托书》的同时与贵开户银行确认新的银行账号,并于2002年1月31日 前以正式公函形式通知我局,若届时未受到客户的《定期借记业务授权委托书》及新的 银行帐号的,客户将无法使用定期借记方式缴交电费,我局将采取现金方式收取电费。 三、由于定期借记业务系统投运后,银行系统将不再代为传递电费票据,故我局将 统一采取邮政递送,客户签收的方式派发电费票据予客户。为了确认各客户的邮递地址 以及签收人,请客户于2002年1月2日至1月5日前往所在区供电局领取 2001年12月份的电费发票,同时填报有关资料交我局工作人员 (具体格式将在各营业点 派发)。 特此通告 ××电力工业局

3、通报

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概念解说 通报是进行教育宣传和交流信息的一种工具,它适用于表 彰先进、批评错误和传达有关事项。 批评性通报的写法 1、错误事实。 2、错误根源。 3、经验教训。 4、处理决定。 5、希望要求。 表扬性通报的写法 1、先进事迹的概况。 2、积极意义。 3、表彰决定。 4、希望要求。

范例参考

关于谢* *等22位同学考试作弊的通报 在本学期期末考试中, * *美术装潢班* * * (计算机基础)、* * (计算机基础), * *市场营销(普高) * * * (实用英语),* *贸经* * *(统计学原理)、 * * * (统计学原理), * *企管企余斑的* * * (财政与金融)、 * * * (财政与金融)、 * * *(财政与金融), * * 金融班* * * (公文写作)、 * *商务文秘斑* * (国际金融)、 * * * (国际金融)、 * * * (国际金融)、 **券投资斑* * *(国际金融),99计算机* * * (数据库)、*计算机3斑* *(模拟电路)、* *(英语)、* *(英语),* *计算机(普高)1班* *(操作系统), * *计算机 (普高)2班*(操作系统)、 * * (操作系统)、 * * (操作系统)、 * * (操作系统)等22位同 学在考试中夹带、偷看作弊,违反了广东省高等教育课程考试考场守则第八条: “考试中,不准夹带、偷看、抄袭……”。 为教育其本人,严肃考纪,端正考风,促进良好的考风、学风的形成,根据 《广东省高等教育课程考试管理处罚暂行规定》第三条,经研究决定给予他们22 人记过处分,该科成绩为“0”分,不准参加正常补考。希望广大同学吸取他们 的教训,引以为戒。 * *大学学生处

4、函

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概念解说 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答 复问题,请求批准和答复审批事项。 格式内容 1、标题。写成"关于* * *的函"。 2、主送机关。 3、原由。 4、函告的事项。 5、结语。

范例参考

关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函 湖北省人民政府: 现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”,是中国现代革命史上的重要历史文物,尽快将其打 捞、修复和陈列展览,是海内外同胞的共同心声。 “中山舰”是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快 打捞“中山舰”,使其重展英姿,是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实 完善中国现代革命史文物,并重现其历史价值,加强爱国主义教育和革命传统教育,增强整个中华 民族的凝聚力和向心力,改善两岸关系,促进台湾回归祖国大业的早日实现,都具有重要的意义和 作用。

由于“中山舰”在广州的时间长达21年,且围绕“中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。 因此,“中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地, 向广州、全国乃至海内外同胞进行 爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采,广东省、广州市人大、政协、民革,黄 埔军校同学会中的不少代表、委员、成员,各界有关专家学者、人民群众,以及港澳台同胞、海外 华侨、华人,纷纷向广州市政府采电来函.希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞 “中山舰”,并进行修复和陈列。为此,我们经过认真研究.提出由两地政府本着相互合作、相互 支持的态度,协商联合打捞,修复。展出的办法和有关问题。

专此函达,请答复。 *市人民政府(盖章)

谢谢大家 !

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